אם הינכם מתכוונים לערוך אירוע, על מנת שהוא יצליח, עליכם לתכנן אותו טוב טוב. התכנון שלו, הוא אשר יצליח להביא להצלחת האירוע, ובלעדיו יכול האירוע להיות לפיאסקו שלא ישכח.
תכנון מקסימאלי, בין כל הגורמים שמשתתפים באירוע לביניכם, יהפוך את האירוע שלכם, לאירוע שחלמתם עליו.
תכנון של אירוע, הוא חשוב על מנת שכל הגורמים יהיו מסוכרנים היטב על לוח הזמנים, ידעו בדיוק מתי עליהם לעשות את עבודתם, ומתי עליהם לסיים אותו. העובדה שבכל אירוע יש מספר רב של גורמים המשרתים את האירוע, מצריך עבודה משותפת, לוח זמנים ברור, וזמן גיבוי שיאפשר שינויים בתוכנית האירוע, במידה ויש צורך.
כמובן שאחד מהדברים החשובים ביותר שיש לתכנן זה את התחום של קייטרינג במרכז לאירועים. מאחר ובכל אירוע שהוא, האוכל המוגש הוא אחד האלמנטים החשובים, אשר עוזרים לשפר ולהפוך את האירוע לאיכותי, אזי שיש לעשות חשיבה מדוקדקת אתם יכולים לרתום, את חברת הקייטרינג לשירותכם, על מנת שהאירוע יהפוך לבלתי נשכח הן עבורכם והן עבור האורחים שלכם.
תכנון קייטרינג בראשון לציון לאירועים, מתחיל כמובן בערב טעימות שהחברה מארגנת. בערב זה תוכלו להתרשם הן מהאוכל של החברה, הן מן המגוון, והן מהשירות של החברה. לערב הטעימות מומלץ תמיד לקחת קרוב משפחה או חבר, אשר יוכל להתרשם אף הוא מן האוכל ומן השירות. לא פעם העזרה של החבר או קרוב המשפחה, תספק לכם הבנה (חלקית) מה בדיוק מחפשים האורחים באירוע שלכם.
אחרי שבחרתם קייטרינג לאירועים, עליכם לבנות תפריט. התפריט יהיה מבוסס כמובן על האוכל של החברה, כאשר ממנו תיצרו תפריט כפי שאתם הייתם רוצים שיהיה באירוע. התפריט צריך כמובן להיות מותאם לטעמכם, אך עליכם לזכור שיש אורחים שטעמם אינו כשלכם, ולכן התפריט צריך להיות מותאם גם להם כמובן. על מנת שהתפריט יענה הן על רצונכם והן על צורכי האורחים שלכם, מומלץ שהוא יהיה איכותי אך לא " שונה", כך כולם יוכלו להנאות ממנו.
שלב נוסף בתכנון עם חברת קייטרינג לאירוע, הוא לוח הזמנים. יש לתכנון זה חשיבות עצומה, אחרת עלולים האורחים לאכול מוקדם מן הצפוי או לחכות זמן רב עד שתוגש להם הארוחה. לכן יש לעדכן את חברת הקייטרינג על לוח הזמנים של האירוע, מתי יש נאומים, חופה או כל דבר הדורש הפסקה בהגשת האוכל, ומתי החברה מתבקשת להגיש את המנות. בנוסף יש לעדכן את החברה מתי תרצו שהם יגישו את המנות, ואיזה הפרשי זמן יהיו בין מנה למנה.
תכנון האירוע הן מצידכם והן מול חברת הקייטרינג, יחסוך בלבול ואי סדר באירוע, ויהפוך אותו לאירוע משובח שכל הנוכחים בו יזכרו אותו. חברת הקייטרינג תדאג שהאורחים שלכם לא ישכחו את האירוע בגלל טיב האוכל, ועם תכנון נכון של קייטרינג חלבי במרכז לאירוע, הם יחשבו רק על זה ולא על דברים אחרים, אשר עלולים להעיב על החגיגה.
